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Fragen und Antworten zu Pflichten nach MiLoG und MiLoMeldV bei ausschließlich mobilen Tätigkeiten

Grundsätzliches

Warum gibt es im MiLoG sogenannte Nebenpflichten?

Das Mindestlohngesetz (MiLoG) gilt für in- und ausländische Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und soll neben der Begründung eines zivilrechtlichen Anspruchs jeder einzelnen Arbeitnehmerin und jedes einzelnen Arbeitnehmers durch Prüfungen der Zollverwaltung flankiert werden. Um den Mindestlohn wirksam prüfen zu können, bedarf es bestimmter Kontrollinstrumente für die Zollverwaltung. Das MiLoG enthält daher neben der sogenannten "Hauptpflicht", der Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns, weitere sogenannte "Nebenpflichten", wie die Melde-, Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Bereitstellungspflicht. Diese Nebenpflichten gelten - mit Ausnahme der Meldepflicht - für in- und ausländische Arbeitgeber gleichermaßen.

Anders als inländische Unternehmen, die ihren Unternehmenssitz in Deutschland haben und die aufgrund einer Vielzahl von Meldepflichten (zum Beispiel gewerberechtlicher und handwerksrechtlicher Art) den Behörden bekannt sind, wissen die Behörden der Zollverwaltung bei Arbeitgebern mit Sitz im Ausland nicht, ob und wann diese Werk- oder Dienstleistungen in Deutschland erbringen und damit mindestlohnpflichtig sind. Diesen Unterschied zwischen in- und ausländischen Unternehmen soll die Meldepflicht ausgleichen, damit bei Arbeitgebern mit Sitz im Ausland eine Prüfung der Einhaltung des Mindestlohnes ebenso erfolgen kann, wie bei Arbeitgebern mit Sitz im Inland. Eine Meldepflicht besteht auch für Verleiher mit Sitz im Ausland, die Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer für Tätigkeiten in Deutschland entleihen.

Einsatzplanung und Meldung

Was ist unter der Einsatzplanung zu verstehen?

Nach § 16 Mindestlohngesetz (MiLoG) sind Arbeitgeber mit Sitz im Ausland und Verleiher mit Sitz im Ausland, die eine Leiharbeitnehmerin oder einen Leiharbeitnehmer zur Beschäftigung in Deutschland verleihen, in bestimmten Branchen verpflichtet, vor Beginn jeder Werk- oder Dienstleistung eine schriftliche Meldung an die Zollverwaltung zu richten. Dabei sind alle in Deutschland eingesetzten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und der jeweilige Beginn und die voraussichtliche Dauer der Beschäftigung zu melden sowie weitere Angaben zu machen.

Abweichend hiervon hat das Bundesministerium der Finanzen in seiner Mindestlohnmeldeverordnung (MiLoMeldV) die Meldepflicht unter anderem bei ausschließlich mobilen Tätigkeiten erheblich erleichtert und praxisnäher ausgestaltet.

a) Einsatzplanung
So muss bei ausschließlich mobilen Tätigkeiten nur eine Einsatzplanung bei der Zollverwaltung vorgelegt werden. In der Einsatzplanung haben Arbeitgeber sowie Verleiher mit Sitz im Ausland ihre bereits bekannten Aufträge für einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten anzugeben. Kann er einen derart langen Zeitraum nicht planen, sind auch für kürzere Zeiträume Einsatzplanungen möglich.

Der Inhalt der Einsatzplanung beschränkt sich auf

  • die Angabe von Beginn und voraussichtlichem Ende der Einsatzplanung (Zeitraum),
  • Familiennamen, Vornamen und Geburtsdaten der von dem Arbeitgeber in Deutschland voraussichtlich in dem Meldezeitraum beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,
  • geplanter Einsatzzeitraum der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland sowie die Anzahl der einzelnen Einsätze der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in dem Einsatzzeitraum (als Anlage zur Anmeldung),
  • die Anschrift, an der die nach § 17 MiLoG oder § 19 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) erforderlichen Unterlagen (insbesondere Arbeitsverträge, Arbeitszeitaufzeichnungen, Lohnabrechnungen, Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen) bereitgehalten werden.

b) Änderungsmeldungen gegenüber der abgegebenen Einsatzplanung sind bei ordnungsgemäßer Einsatzplanung nicht erforderlich.

c) Möglichkeit, die Unterlagen im Heimatland bereitzuhalten, nicht in Deutschland
Arbeitgebern mit Sitz im Ausland wird zudem die Möglichkeit eingeräumt, die Unterlagen im Ausland bereitzuhalten und nicht - wie es das MiLoG vorsieht - während der Dauer der Arbeitsleistung in Deutschland in deutscher Sprache.

Damit verbunden ist die weitere Erleichterung, dass eine Übersetzung der Unterlagen erst dann erforderlich wird, wenn die Behörden der Zollverwaltung die Unterlagen anfordern.

Voraussetzung: Um diese Erleichterung nutzen zu können, muss der Arbeitgeber mit der Einsatzplanung versichern, dass er auf Anforderung der Zollverwaltung die im Ausland (also zum Beispiel an seinem Unternehmenssitz) bereitgehaltenen Unterlagen in Deutschland in deutscher Sprache bereitstellen wird.

Weitere Informationen zur Einsatzplanung und entsprechende Meldeformulare

Sind im Bereich der "mobilen Tätigkeiten" Abweichungen von der ursprünglichen Meldung zu melden?

Sofern eine ordnungsgemäße Einsatzplanung abgegeben wurde, müssen Abweichungen von den in der Meldung gemachten Angaben nicht mitgeteilt werden. Eine ordnungsgemäße Einsatzplanung setzt auch voraus, dass nur für den Zeitraum gemeldet wurde, für den eine gewisse gesicherte Auftragslage besteht. Eine pauschale Angabe eines Aufenthaltszeitraums von einem halben Jahr für mehrere Fahrten ist somit nicht ordnungsgemäß.

Beispiel für eine ordnungsgemäße Meldung:
Ein Arbeitgeber meldet einen Einsatzzeitraum von Januar - März, weil bis dahin eine sichere Auftragslage besteht. Er gibt an, dass in diesem Zeitraum fünf Arbeitnehmer für ihn Arbeitsleistungen in Deutschland erbringen. Innerhalb dieses Zeitraums erhält der Arbeitgeber einen weiteren Auftrag, für den er einen noch nicht gemeldeten Arbeitnehmer einsetzt. In diesem Fall ist keine Änderungsmeldung erforderlich.

Muss man für die einzelnen Aufenthalte jeweils eine separate Einsatzplanung abgeben oder kann man in einer Einsatzplanung als Aufenthaltszeitraum gleich ein halbes Jahr eintragen (bspw. 01.01. - 30.06.), obwohl man sich nicht über den ganzen Zeitraum in Deutschland befinden wird?

Für ausschließlich mobile Tätigkeiten sind die im Meldeportal-Mindestlohn (www.meldeportal-mindestlohn.de) hinterlegten "Einsatzplanungen für Arbeitgeber (mobil)" bzw. "Einsatzplanung für Verleiher (mobil)" zu verwenden. Innerhalb dieser Einsatzplanung ist für jede einzelne Arbeitnehmerin und jeden einzelnen Arbeitnehmer der jeweilige Beginn, das voraussichtliche Ende der jeweiligen Einsatzdauer sowie die geplante Anzahl der Einsätze (auf Grundlage einer gesicherten Auftragslage) einzutragen.

Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen sich nicht über den gesamten Zeitraum in Deutschland aufhalten.

Muss in der Meldung ein in Deutschland Bevollmächtigter (Verantwortlich Handelnder bzw. Zustellungsbevollmächtigter) benannt werden?

Die Benennung eines Bevollmächtigten, der sich in Deutschland befindet, ist grundsätzlich nicht vorgeschrieben.

Die Meldung erfordert lediglich die Angabe eines Ortes (Name, Firma, Adresse), an dem die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen bereitgehalten werden. Das kann ein Ort im Inland, aber auch im Ausland sein.

Allerdings gilt für die Fälle, bei denen die Unterlagen im Ausland bereitgehalten werden, dass der Arbeitgeber bei Abgabe der Einsatzplanung versichern muss, dass er die Unterlagen auf Anforderung des Zolls bereitstellen wird.

Was mache ich, wenn das Meldeportal-Mindestlohn aufgrund eines Ausfalls, der durch die Zollverwaltung zu verantworten ist, nicht zur Verfügung steht?

Wenn das Meldeportal-Mindestlohn aufgrund eines Ausfalls, der durch die Zollverwaltung zu verantworten ist, nicht genutzt werden kann, können Sie Ihre Meldungen nachholen, sobald die Anwendung wieder zur Verfügung steht. Soweit eine rechtzeitige Meldung aufgrund des Ausfalls nicht möglich ist, wird Ihnen dies nicht angelastet.

Erfolgt eine Rückmeldung bzw. Genehmigung der mobilen Tätigkeit?

Das Meldeverfahren ist als reines Anzeigeverfahren ausgestaltet. Eine Genehmigung der Tätigkeit ist damit nicht verbunden und muss daher auch nicht abgewartet werden. Sofern eine Meldung über das Meldeportal-Mindestlohn abgegeben wurde, wird im letzten Schritt eine Empfangsbestätigung erstellt, welche eine Meldungs-ID aufweist. Wenn Ihnen solch eine Meldungs-ID angezeigt wird, ist die Meldung bei der Generalzolldirektion angekommen. Die Empfangsbestätigung kann gespeichert und ausgedruckt werden. Sofern eine Meldung per Post an die Generalzolldirektion geschickt wird, wird keine Empfangsbestätigung ausgestellt.

Was ist, wenn die FKS (als zuständige Behörde der Zollverwaltung) eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer bei einer mobilen Tätigkeit in Deutschland antrifft und der Arbeitgeber keine Meldung für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer abgegeben hat?

  1. Hier ist zu unterscheiden, ob für den Zeitraum, in dem die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer in Deutschland angetroffen wurde, eine zeitlich ordnungsgemäße Einsatzplanung ("ausreichende Auftragssicherheit", um für den entsprechenden Zeitraum melden zu können) des Arbeitgebers vorliegt. Wenn ja, war keine Änderungsmeldung erforderlich (kein Meldeverstoß).

    Im Rahmen einer Prüfung überprüfen die Kontrollbehörden, ob eine Meldung mit den erforderlichen Angaben abgegeben wurde.

  2. Liegt für den Zeitraum keine Meldung vor, so liegt dem Grunde nach ein Meldeverstoß vor. Inwieweit hier eine Ahndung erfolgt, obliegt dem Ermessen der zuständigen Behörde der Zollverwaltung.

Muss ich als Verleiher eine neue Meldung oder Einsatzplanung abgeben, wenn der Entleiher bereits nach den vor dem 1. Juli 2023 geltenden Vorschriften eine Meldung oder Einsatzplanung abgegeben hat?

Nein. Haben Entleiher vor dem 1. Juli 2023 eine Meldung oder Einsatzplanung nach den bis dahin geltenden Vorschriften abgegeben, ist keine erneute Meldung oder Einsatzplanung des Verleihers erforderlich. Unabhängig davon muss der Verleiher Änderungen unverzüglich melden.

Aufzeichnungspflicht

Genügen die Aufzeichnungen der elektronischen bzw. digitalen Tachographen zur Erfüllung der Arbeitszeitaufzeichnungspflicht?

Sofern die Arbeitszeit der Arbeitnehmer bereits aufgrund anderweitiger Aufzeichnungspflichten erfasst wird, erfüllen auch diese Aufzeichnungen die Anforderungen des § 17 Absatz 1 MiLoG, wenn und soweit aus ihnen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit im Anwendungsbereich des MiLoG hervorgeht. So können z.B. auch Arbeitszeitaufzeichnungen, die sich aus dem Fahrtenschreiber in Verbindung mit der Fahrtenschreiberkarte nach der Verordnung (EU) 165/2014 ergeben, herangezogen werden.

Für wen ist aufzuzeichnen?

Ausführliche Erläuterungen zu Arbeitszeitaufzeichnungen werden auf der Internetseite der Zollverwaltung bereitgestellt.

Sonstige Pflichten

Pflichten bei Prüfungen

An welchem Ort sind die für die Prüfung der Einhaltung der Zahlung des allgemeinen Mindestlohnes erforderlichen Unterlagen aufzubewahren?

Sofern der Arbeitgeber bei Abgabe der Einsatzplanung die Option wählt, die Unterlagen im Ausland aufzubewahren und versichert, diese auf Anforderung bereitzustellen, besteht keine Pflicht, die Unterlagen im Inland für die Dauer der Fahrten in Deutschland aufzubewahren und bereitzustellen.

In den anderen Fällen, in denen der Arbeitgeber die Unterlagen im Inland aufbewahrt, kann er den Ort, an dem die Unterlagen in Deutschland aufzubewahren sind, selbst wählen. Der Fahrer bzw. das Fahrzeug kommt hierbei nicht in Betracht, da eine Anschrift anzugeben ist. In Betracht kommt zum Beispiel ein Korrespondenzspediteur oder eine bestehende ständige Vertretung des Betriebes im Inland.

Welche Nachweisdokumente müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer während der mobilen Tätigkeit mitführen? Reicht die Sendebestätigung des an die Zollverwaltung gefaxten Formulars als Nachweis aus?

Die Pflicht zur Meldung und Bereitstellung von Unterlagen ist eine Arbeitgeberpflicht. Die mobile Arbeitnehmerin oder der mobile Arbeitnehmer hat demzufolge keine eigene Pflicht, Unterlagen mitzuführen. Ausnahme: Es besteht die Pflicht zur Mitführung eines Ausweisdokuments.

Sind alle Unterlagen stets in deutscher Sprache bereitzuhalten?

Mit der Möglichkeit, die Unterlagen erst auf Anforderung in deutscher Sprache bereitzustellen (siehe Frage "Was ist unter Einsatzplanung zu verstehen?", Buchstabe c), wurde weiterer bürokratischer Aufwand für die Unternehmen vermieden. Im Ergebnis muss daher eine Übersetzung nur in den Fällen erfolgen, in denen die Vorlage der Unterlagen angefordert wird. Mit dieser Option, die den Arbeitgebern mit Sitz im Ausland eingeräumt wird, wird vermieden, dass die o.g. Unterlagen in jedem Fall in deutscher Sprache vorgehalten werden. Eine Beglaubigung übersetzter Unterlagen ist nicht erforderlich.

Welche Wechselkurse (täglich, monatlich) werden vom Zoll bei der Prüfung zugrunde gelegt?

Die Umrechnung der in ausländischer Währung gezahlten Löhne erfolgt im Sinne des Artikel 90 der Verordnung (EG) 987/2009. Maßgeblich ist danach der von der Europäischen Zentralbank veröffentlichte Referenzwechselkurs.

Datenbank Wechselkurse

Wie ist der Nachweis gegenüber den Behörden der Zollverwaltung über die Zahlung des allgemeinen Mindestlohnes zu erbringen?

Grundsätzlich benötigen die Behörden der Zollverwaltung alle Unterlagen, die eine Überprüfung der Zahlung des Mindestlohnes für die Arbeitszeiten in Deutschland ermöglichen.

  • Arbeitsvertrag beziehungsweise die Dokumente, aus denen sich die wesentlichen Inhalte des Beschäftigungsverhältnisses ergeben (Nachweis-Richtlinie, Richtlinie 91/533/EWG, Amtsblatt der EG Nr. L 288/32 vom 18.10.1991),
  • Arbeitszeitnachweise,
  • Lohnabrechnungen und
  • Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen.

Werden darüber hinaus weitere Unterlagen benötigt, sind diese der Prüfbehörde ebenfalls unverzüglich zur Einsicht zur Verfügung zu stellen.

Sonstiges

Werden auf Grundlage der Meldungen bzw. Einsatzplanungen Steuerbescheide erlassen (Aufenthalt gemäß der "183 Tage-Regelung")?

Auf Grundlage der Einsatzplanungen werden keine Steuerbescheide durch die Landesfinanzbehörden erlassen. Ein solches Verwaltungshandeln wäre auch nicht möglich, da keine belastbaren Angaben zu der tatsächlichen Dauer der Beschäftigung eines einzelnen Arbeitnehmers in Deutschland enthalten sind bzw. sich Änderungen ergeben können, die in der Regel nicht mitteilungspflichtig sind.

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