Steuerliche Buchführungspflichten, Beleghefte und Bestandsaufnahme

• Allgemeines zu Mitwirkungspflichten der Beteiligten
• Steuerliche Buchführung und Beleghefte
• Bestandsaufnahme im Steuerlager
  • Jährliche Bestandsaufnahme
  • Permanente Inventur
  • Amtliche Feststellung
• Änderung von Verhältnissen
• Vollständige Zerstörung, unwiederbringlicher Verlust und Vernichtung
• Vorlage des Erlaubnisscheins

Allgemeines zu Mitwirkungspflichten der Beteiligten

Wer von einer Maßnahme der Steueraufsicht betroffen ist, hat auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden über die der Steueraufsicht unterliegenden Sachverhalte und über den Bezug und den Absatz verbrauchsteuerpflichtiger Waren vorzulegen, Auskünfte zu erteilen und die zur Durchführung der Steueraufsicht sonst erforderlichen Hilfsdienste zu leisten. Ein zur Durchführung der Außenprüfung geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel sind unentgeltlich zur Verfügung zu stellen.
Diese Pflichten gelten auch dann, wenn bei einer gesetzlich vorgeschriebenen Nachversteuerung verbrauchsteuerpflichtiger Waren in einem der Steueraufsicht unterliegenden Betrieb oder Unternehmen festgestellt werden soll, an welche Empfänger und in welcher Menge nachsteuerpflichtige Waren geliefert worden sind.
Vorkehrungen, die die Ausübung der Steueraufsicht hindern oder erschweren, sind unzulässig.

Steuerliche Buchführung und Beleghefte

Zur Ermittlung der Bemessungsgrundlagen hat im Verbrauchsteuerrecht die genaue Mengenerfassung eine große Bedeutung. Vom Steuerlagerinhaber, registrierten Empfänger, registrierten Versender und vom Verwender sind steuerliche Bücher zu führen.

Der Steuerlagerinhaber, der registrierte Empfänger, der registrierte Versender und der Verwender haben ein Belegheft zu führen. Darüber hinaus hat der Steuerlagerinhaber über die Zu- und Abgänge für das Steuerlager ein Lagerbuch nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck zu führen. Ist er Hersteller von Alkohol zu Trinkzwecken in Fertigpackungen, hat er das Lagerbuch sowohl über die Zu- und Abgänge im Herstellungsbereich als auch über die Zu- und Abgänge bei der Fertigwarenlagerung zu führen.

Das zuständige Hauptzollamt kann Anordnungen zum Belegheft und zur Lagerbuchführung treffen und weitere Aufzeichnungen verlangen. Es lässt auf Antrag anstelle des Lagerbuchs betriebliche Aufzeichnungen zu, wenn Steuerbelange dadurch nicht beeinträchtigt werden.
Die Aufzeichnung der Zu- und Abgänge hat unverzüglich zu erfolgen. Insbesondere die Entnahmen in den freien Verkehr dürfen allerdings nach Zulassung des zuständigen Hauptzollamts für längstens einen Kalendermonat zusammengefasst aufgezeichnet werden. Bei Wein aus Weintrauben gelten die nach dem Weinrecht zu führenden Ein- und Ausgangsbücher als ausreichende Aufzeichnungen, es sei denn, das zuständige Hauptzollamt ordnet etwas anderes an.

Bestandsaufnahme im Steuerlager

Der Steuerlagerinhaber hat entweder einmal im Jahr im Steuerlager eine Bestandsaufnahme durchzuführen oder ggf. alle oder einzelne Bestände aufgrund einer permanenten Inventur festzustellen. Auf Anordnung des zuständigen Hauptzollamts können die Bestände auch amtlich festgestellt werden.

Inhaber von Versuchs- und Lehrbetrieben werden vom Hauptzollamt von der Pflicht zur Bestandsaufnahme befreit, wenn sichergestellt ist, dass Alkoholerzeugnisse dort ausschließlich zu Versuchs- oder Unterrichtszwecken hergestellt und im Rahmen dieser Zwecke verbraucht oder vernichtet werden.

Jährliche Bestandsaufnahme

Der Zeitpunkt der Bestandsaufnahme muss dem Hauptzollamt spätestens drei Wochen zuvor und Soll- und Istbestand sowie das Ergebnis spätestens einen Monat nach ihrem Abschluss nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck (Bestandsanmeldung) angemeldet werden.

Übersicht der amtlich vorgeschriebenen Vordrucke für die Bestandsanmeldung:

Zoll-Portal: Dienstleistung "Steuern auf Genussmittel - Erlaubnisse" [Anmeldung notwendig]

Verbrauchsteuerart	Formular-Nummer	Formularbezeichnung
Alkohol und alkoholhaltige Waren (Alkoholerzeugnisse)	1279	Bestandsanmeldung Alkoholerzeugnisse
Alkopops	2794	Bestandsanmeldung Alkopop
Bier	2083	Bestandsanmeldung/-abrechnung Bier
Schaumwein	2449	Bestandsanmeldung Schaumwein
Zwischenerzeugnisse	2450	Bestandsanmeldung Zwischenerzeugnisse
Kaffee	1830	Bestandsanmeldung Kaffee
Tabakwaren und Substitute für Tabakwaren	1678	Bestandsanmeldung - Tabakwaren und Tabakwarensubstitute

Dabei ist zu Mengenabweichungen Stellung zu nehmen. Bei Bier ist mit der Bestandsanmeldung ein Bestandsverzeichnis vorzulegen, in dem die Bestände getrennt nach Steuerklassen nachzuweisen sind. Nach Zulassung durch das Hauptzollamt kann die Bestandsanmeldung auch in anderer Form abgegeben werden, wenn Steuerbelange nicht beeinträchtigt werden.
Ist der Steuerlagerinhaber Hersteller von Alkohol zu Trinkzwecken, muss er eine Bestandsanmeldung sowohl für den Herstellungsbereich als auch für das Fertigwarenlager abgeben.

Permanente Inventur

Die Bestandsaufnahme in Form der permanenten Inventur wird vom Hauptzollamt widerruflich zugelassen, wenn durch ein den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechendes Verfahren gesichert ist, dass die Bestände nach Art und Menge zum Stichtag der Bestandsanmeldung festgestellt werden können.

Amtliche Feststellung

Der Steuerlagerinhaber hat hierzu auf Verlangen des Hauptzollamts die Bestände mit dem jeweiligen Vordruck "Bestandsanmeldung" anzumelden und an der Bestandsaufnahme teilzunehmen. Er hat dafür zu sorgen, dass die Bestände mit möglichst geringem Aufwand festgestellt werden können. Kann das Hauptzollamt die enthaltene Menge reinen Alkohols bei Alkoholerzeugnissen nicht feststellen, hat sie der Lagerinhaber auf seine Kosten ermitteln zu lassen.

Änderung von Verhältnissen

Der Steuerlagerinhaber hat dem zuständigen Hauptzollamt im Voraus die Änderung der im Erlaubnisantrag dargestellten Verhältnisse schriftlich anzuzeigen. Änderungen der räumlichen Ausdehnung des oder der Steuerlager oder der angeordneten Sicherungsmaßnahmen bedürfen der Zustimmung des Hauptzollamts. Sonstige Veränderungen insbesondere Überschuldung, drohende oder eingetretene Zahlungsunfähigkeit oder Zahlungseinstellung oder die Stellung des Antrags auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens hat der Steuerlagerinhaber dem Hauptzollamt unverzüglich anzuzeigen.

Bei Tabakwaren hat der Steuerlagerinhaber unverzüglich jede Änderung des Sortenverzeichnisses anzuzeigen.

Soll der Betrieb eines Steuerlagers eingestellt werden oder mehr als sechs Wochen ruhen, so hat der Steuerlagerinhaber dies dem zuständigen Hauptzollamt im Voraus schriftlich anzuzeigen. Soll der Betrieb wieder aufgenommen werden, hat er dies spätestens eine Woche im Voraus schriftlich anzuzeigen. Das Hauptzollamt kann im Einzelfall hierzu Anordnungen treffen oder Ausnahmen zulassen. Wird der Betrieb des Steuerlagers eingestellt, widerruft das Hauptzollamt die Erlaubnis beziehungsweise ändert sie, wenn die Erlaubnis mehrere Steuerlager umfasst.

Sollen die Räume oder die Betriebseinrichtung des Steuerlagers bei Alkoholerzeugnissen für andere als Steuerlagerzwecke vorübergehend genutzt werden, ist die Zustimmung des zuständigen Hauptzollamts erforderlich.

Vollständige Zerstörung, unwiederbringlicher Verlust und Vernichtung

Sind Alkoholerzeugnisse, Alkopops, Bier, Schaumwein oder Zwischenerzeugnisse unbeabsichtigt vollständig zerstört worden oder unwiederbringlich verloren gegangen, hat der Hersteller ohne Erlaubnis oder der Steuerlagerinhaber dies dem zuständigen Hauptzollamt unverzüglich anzuzeigen und anhand betrieblicher Unterlagen nachzuweisen. Vereinfachungen beziehungsweise Anordnungen zur Nachweisführung können vom zuständigen Hauptzollamt zugelassen beziehungsweise getroffen werden.

Das beabsichtigte Vernichten von Alkoholerzeugnissen, Alkopops, Bier, Schaumwein oder Zwischenerzeugnissen, die sich im Steuerlager befinden, ist vom Hersteller ohne Erlaubnis oder dem Steuerlagerinhaber dem zuständigen Hauptzollamt mindestens eine Woche vorher anzuzeigen. Das zuständige Hauptzollamt kann Vereinfachungen zulassen und Anordnungen zur Nachweisführung treffen. Die Vernichtung selbst wird, soweit das Hauptzollamt nicht darauf verzichtet, amtlich überwacht.

Bei Kaffee, Tabakwaren und Substituten für Tabakwaren, die im Steuerlager unbeabsichtigt vollständig zerstört oder unwiederbringlich verloren gegangen sind, hat der Steuerlagerinhaber dies dem zuständigen Hauptzollamt unverzüglich anzuzeigen und anhand betrieblicher Unterlagen nachzuweisen. Das zuständige Hauptzollamt kann Vereinfachungen zulassen und Anordnungen zur Nachweisführung treffen.

Vorlage des Erlaubnisscheins

Das zuständige Hauptzollamt erteilt dem Verwender schriftlich unter Widerrufsvorbehalt die Erlaubnis zur steuerfreien Verwendung und stellt auf Antrag einen Erlaubnisschein (für Alkoholerzeugnisse, Bier, Schaumwein und Zwischenerzeugnisse) als Nachweis der Bezugsberechtigung aus. Der Erlaubnisschein ist dem Steuerlagerinhaber oder dem registrierten Versender vor dem Beginn der Beförderung der Waren vorzulegen. Bei Tabakwaren und Substituten für Tabakwaren ist die Erlaubnis dem Steuerlagerinhaber oder dem registrierten Versender vor der Beförderung der Tabakwaren bzw. Substitute für Tabakwaren unter Steueraussetzung in den Betrieb des Versenders vorzulegen.